Dataskyddsförordning

SPECSAVERS OPTICAL GROUP

Bevarande- och gallringsplan för uppgifter – Sverige

Denna policy omfattar alla Specsavers handlingar globalt och presenterar ett regelverk för att fatta beslut om handlingar eller uppgifter ska: • bevaras – och i så fall, hur länge, eller • gallras – och i så fall, när och hur.

Dokumenthistorik:

I planen redovisas det de olika handlingstyperna som Specsavers har, samt anges varför och hur länge de skall bevaras, om handlingstypen skall granskas efter en viss angiven tid eller om de kan raderas.

Bevarandeplanen anger en formell organisatorisk policy och konsekventa instruktioner för alla medarbetare för att kunna hantera uppgifter och fatta beslut om huruvida uppgifter, dokument och handlingar behandlas på det sätt att uppgifterna är adekvata, relevanta och inte bevaras under en längre tid än vad som är nödvändigt för de ändamål för vilka de har samlats in. Dataskyddslagstiftning (inklusive Dataskyddsförordningen, ”GDPR”) ställer krav i alla länder där Specsavers har verksamhet att denna bevarandeplan följs. Planen tillämpas i alla länder, *där landspecifika lagar skiljer sig från frister som redovisas i den globala planen, skall landspecifika plan läggas till och utgöra en del av den övergripande planen.

Användning av bevarandeplanen

Bevarandeplanen används som referenspunkt i den dagliga hanteringen av uppgifter, dokument eller handlingar. Det är mest effektivt att bestämma lagringstiden för uppgifter, dokument och handlingar när de skapas. När nya pappers- eller elektroniska handlingar skapas, skall denna bevarandeplan fungera som en guide och anger de omständigheter under vilka handlingar skall behandlas, bevaras och eventuellt gallras.